昨今、個人情報保護や情報セキュリティに関する意識がますます高まる中で、プライバシーマーク取得が企業の信頼性向上や取引先確保において注目を集めています。本記事では連載で、取得に向けた3ステップをご紹介します。
今回は③PMSの申請・取得について解説します。
個人情報保護マネジメントシステム（PMS）について知りたい方は、こちらの記事をぜひご参照ください↓
前回の記事では、PMSの運用について主に下記３点を説明しました。
①全従業員に対しルールを周知するため、教育を行うこと
②その後ルールに基づいて、運用を行うこと
③一定期間の運用後、「内部監査」を実施すること
今回はPMS運用後、実際にプライバシーマークの審査機関に申請するフェーズについて説明します！
③PMS申請・取得
PMSのマネジメントサイクルを一周すると、プライバシーマークの申請を行うことができるようになります。
申請書はプライバシーマーク指定審査機関よりダウンロードが可能です。尚2024年10月より
電子申請ができるようになりましたので、担当者の方はぜひチェックしてみてください。
審査機関は場所、業界によって異なりますので、確認が必要になります。
JIPDEC公式サイトはこちら↓
https://privacymark.jp/p-application/new/index.html
申請後のプロセスは、文書審査、現地審査と進みます。ここから順に説明します。
１.文書審査
文書は、提出された文書類（内部規程・様式等）が、適切な形で定められているかどうかを確認するステップです。適合していない箇所(=不適合)がある場合、現地審査前に修正し、審査機関に提出します。
２.現地審査
文書審査後、現地審査になります。現地審査では、実際に審査機関から審査員が企業の現場を訪問し、
個人情報の適切な取り扱いができているかどうか、PMS文書に定めた通り運用ができているかを確認します。
審査の現場で不適合が見つかった場合、３ヶ月以内に改善を行い(=是正処置)審査機関に報告する必要があります。
是正処置後、問題がない場合にプライバシーマークを取得することができます！
尚取得後のプライバシーマークの期限は２年間となり、2年に1回更新が必要になります。
プライバシーマークの使用期限を迎える４〜８ヶ月前の間に、更新を行うかを判断し更新申請を行う
ことが必要な為、注意が必要です。
ここまで、3回に分けてプライバシーマーク取得に向けて解説いたしました。いかがでしたでしょうか？
Trouvezでは企業様のご状況に合わせた適切な取得方法やアドバイスをさせて頂いております。
お気軽にお問い合わせください。
https://www.trouvez-tll.com/privacy-mark/